תן הבוס שלך אמון עם תוכנית ניהול סיכונים

מנהלי הפרויקט הטובים ביותר יש את האמון המלא של מנהל הקו שלהם חסות הפרויקט. המבצעים מאחורי הפרויקטים שלהם מאמינים להם כשהם אומרים שהם צריכים מימון נוסף, יותר משאבים או לעזור בפתרון בעיה.

כאשר אתה עובד במצבים מסוכנים, אתה צריך את ערכת הנכון. כמו מטיילים עם תרמיל של חבל ו crampons, אתה צריך את הכלים להתמודד עם סיכון הפרויקט מדי.

אתה יכול לשפר את אמון המנהל שלך בפרויקט שלך עם תוכנית ניהול סיכונים. תהליך פשוט 5 שלבים יכול לשנות את האופן שבו הבוס שלך רואה את הפרויקט שלך (ואתה).

מהו ניהול סיכונים בניהול פרויקטים?

ניהול סיכונים בניהול פרויקטים הוא תהליך של זיהוי, הערכה והיענות לסיכוני הפרויקט.

סיכוני הפרויקט הם דברים שעלולים להשפיע על הפרויקט (באופן חיובי או שלילי, אך בדרך כלל אנשים מפרשים את הסיכון כאירועים שישפיעו על הפרויקט).

אם הפרויקט שלך הוא גדול או קטן, זה יהיה סיכונים הקשורים אליו. אלה יכולים להיות כל דבר מתוך הסיכון של המצעד בבית הספר שלך להיות הגשם את הסיכון של עליית מחיר למרכיב קריטי של המעגל החדש שלך הלוח.

סיכון הפרויקט, אם לא מנוהל כראוי, יכול להקשות על ביצוע הפרויקט בהצלחה. סיכונים לא מסומנים יכולים להוסיף זמן ללוח הזמנים שלך, לעבוד על הזמן שלך וכסף לתקציב שלך. מנהלים מקבלים עצבנות על דברים כאלה. כל זה יכול להימנע עם תוכנית ניהול סיכונים.

תכנון ניהול סיכונים

תוכנית ניהול סיכונים היא דרך מצוינת להגביר את הביטחון העצמי שלך ביכולת של צוות הפרויקט שלך לספק - וזה נשפך להגביר את הביטחון של המנהל שלך יותר מדי. אתה רוצה שהם יאמינו שאתה יכול לעשות את זה, ואתה רוצה שהם יהיו מודעים למה שעשוי למנוע ממך לספק את הפרויקט בהצלחה. תוכנית ניהול סיכונים היא כלי מושלם לעשות זאת.

ונחש מה? זה ממש קל להתחיל.

ניהול סיכוני הפרויקט הוא תהליך פשוט בן 5 שלבים. בואו לא נעשה את זה יותר מסובך ממה שהוא צריך להיות. זה משהו שאתה יכול להתחיל היום, להתכונן לדון בו בפגישה הבאה שלך יש את זה סיימה כמו מישהו הוא הקלדת דקות.

תהליך ניהול סיכונים בן 5 שלבים

כמו בכל כך הרבה חלקים של ניהול פרויקטים, ניהול סיכונים הוא תהליך. 5 השלבים הם:

1. יזום
2. לזהות
3. להעריך
4. תגובות התכנית
5. ליישם

אם התנאים האלה לא אומר לך הרבה עכשיו, תמשיכי עם זה - אני הולך להסביר את כל זה.

שלב 1: התחל

ראשית, אתה רוצה להגדיר את ההקשר של ניהול הסיכונים שלך בסביבה ניהול הפרויקט.

יש כנראה לא הרבה עבודה לעשות כאן כי מישהו בחברה שלך כבר הכין מדיניות הסיכון של החברה וכל מה שאתה צריך לעשות הוא לעקוב אחר זה. זה יסביר את הגישה של החברה לסיכון ואולי אפילו להפקיד את התבניות שאתה צריך. תבניות תמיד לשמור לך עבודה, אז חפשו את אלה מדי!

גם אם אין לך מדיניות סיכונים ארגונית, למישהו אחר שמנהל פרויקטים לצדך עשויה להיות תוכנית לניהול סיכונים בפרויקט שאתה יכול להעתיק. למה להמציא מחדש את הגלגל? שימוש חוזר במסמכים הוא חובה אם אתה רוצה לחסוך זמן ולקבל יותר לעשות.

השתמש במה שמצאתי כדי ליצור תוכנית ניהול סיכונים עבור הפרויקט שלך. זהו חלק מתוכנית ניהול הפרויקט הכוללת שלך מדבר על איך אתה הולך לגשת לניהול סיכונים על הפרויקט שלך.

אם אתה לא יודע מה לשים את זה, לקרוא! השלבים הבאים ייתן לך מושג טוב יותר על מה לדבר על תוכנית ניהול הסיכונים שלך.

זה משפר את הביטחון על ידי: מציג את המנהל שלך כי יש לך גישה להתמודד עם אי ודאות על הפרויקט שלך, כי אתה הולך לנהל באופן אקטיבי.

שלב 2: זהה

ברגע שיש לך גישה שתוארו, אתה יכול להתחיל לעבוד על זה.

עכשיו אתה מזהה את הסיכונים כי הם הולכים להשפיע על הפרויקט שלך. זה רק פעם תמונה בזמן ואת הסיכון שלך לרשום משהו שאתה רוצה לחזור שוב ושוב כדי להבטיח משהו חדש לשים שם גם כן.

אתה יכול לזהות סיכונים באמצעות רשימה של סיכונים נפוצים, ראיון בעלי העניין על הפרויקט (במיוחד את בעלי העניין קשה כפי שהם בדרך כלל יש הרבה מה לומר על מה עלול להשתבש), סיעור מוחות ושימוש השכל הישר שלך.

אתה מחפש דברים שעשויים לגרום לבעיות אם בכלל קרה. (זכרו, הסיכונים עדיין לא קרו, בעיות בפרויקט הן דברים שכבר קרו.)

עם זאת, אתה הולך לעשות את זה, אתה בהחלט צריך לערב אנשים אחרים. לבד, לא תהיה לך את כל התמונה ואתה בסופו של דבר חסר דברים.

הסיכונים יכולים וצריכים להיות מזוהים על ידי כל אחד. כמנהל פרויקטים, התפקיד שלך הוא לעודד את עמיתים שלך להעלות סיכונים איתך, כך כצוות אתה יכול לעשות משהו בקשר אליהם.

כל הסיכונים שזוהו צריכים להירשם במרשם הסיכון. אם יש לך רכז הפרויקט על צוות או אדם תמיכה בפרויקט אז הם יכולים לעשות את זה. אחרת, זה חלק של משימות ניהוליות לך לעשות.

זה משפר את הביטחון על ידי: הוכחת כי אתה מודע הסיכונים העיקריים שעשויים להשפיע על הפרויקט שלך וכי יש לך אמצעי במקום להמשיך להיות מודעים לסיכונים חדשים.

שלב 3: להעריך

לאחר מכן נבדקים הסיכונים לגבי ההסתברות וההשפעה. מאמר זה מפורט על איך להעריך סיכון הפרויקט מכסה אותך על זה. תן לו לקרוא טוב אם אתה לא מכיר את התהליך.

כאמצעי נוסף, אתה יכול גם להעריך את הקרבה, כלומר, כמה קרוב בזמן הסיכון עשוי לקרות. סיכון בעל קרבה גבוהה עלול להתרחש בקרוב. סיכון עם קרבה נמוכה עלול לקרות בשלב כלשהו בעתיד הרחוק. זה יכול לתת לך גורם נוסף לתעדוף את הזמן והאנרגיה כשמדובר בהתמודדות עם הסיכונים.

זה משפר את הביטחון על ידי: הבטחת המנהל שלך וכולם בצוות יש מושג ברור מה יקרה אם כל הסיכונים הללו אכן להתממש.

שלב 4: תגובות התכנית

עכשיו אנחנו מגיעים לחלק הבשרני של תוכנית ניהול הסיכונים שלך. בשלב זה, אתה עובד איך לנהל את הסיכון על ידי זיהוי התגובה המתאימה.

אנחנו עושים את זה כי עד עכשיו כל מה שיש לך הוא רשימה של מה עלול לקרות לזרוק את הפרויקט שלך כמובן בעתיד וכיצד עסקה גדולה זה יהיה. מה המנהל שלך רוצה לדעת הבא הוא: מה אתה הולך לעשות בקשר לזה?

בדרך כלל, ישנם 4 דברים שאתה יכול לעשות כדי לטפל ולנהל סיכון הפרויקט. הם:

• הימנע
• העברה
• Mitigate (כלומר לצמצם)
• קבל.

אלה מכוסים בפירוט בצלילה עמוקה זו לתוך אסטרטגיות תגובה הסיכון לסיכון שלילי.

חלק מהסיכונים שלך עשוי להיות תוצאה חיובית. לדוגמה: קיים סיכון כי אתה מוכר כל כך הרבה של המוצר החדש שלך כי אתה לקרוס את קווי הטלפון. זו תהיה בעיה טובה, אבל זה עדיין סיכון שאנחנו צריכים לתכנן.

ישנן מספר דרכים בהן אתה יכול להתכונן לסיכון חיובי קורה כולל:

• לנצל
• שתף
• לשפר
• קבל.

אלה נדונים בפירוט רב יותר על אסטרטגיות תגובה הסיכון עבור הסיכון החיובי.

אתה צריך להבין איזו אסטרטגיית תגובה היא הטובה ביותר עבור כל סיכון על ההרשמה שלך. לדוגמה, אתה יכול להחליט כי הסיכון של קריסת גג המפעל הוא משהו שאתה פשוט לקבל כפי שזה לא צפוי לקרות. עם זאת, הסיכון כי הרעלת מזון לוקח את מחצית כוח העבודה שלך הוא משהו שאתה הולך באופן פעיל כדי להקל על ידי הסבה מחדש כל הצוות קייטרינג שלך. אם זה קרה בעבר והוא למעשה סביר, אלא אם כן אתה עושה משהו בקשר לזה, אתה רוצה להקטין את הסיכון.

לאחר התגובה מזוהה ומוסכם, בעלי הסיכון ניתן למנות לבצע את תוכנית ניהול סיכונים. במילים אחרות, אתה צריך מישהו להיות אחראי על ראייה דרך המשימות שאתה מסכים.

זה משפר את הביטחון על ידי: מציג את המנהל שלך שיש לך נחשב מה לעשות על הדברים שעלולים לגרום לבעיות עבור הפרויקט שלך וכי אתה שם תוכניות במקום כדי להפחית את חוסר הוודאות ואת הסיכון על הפרויקט.

שלב 5: ליישם

תוכנית ניהול הסיכונים שלך צריך לכלול כעת מי יהיה אחראי על ביצוע פעילויות הפחתת הסיכון עבור כל סיכון. הם צריכים עכשיו לעבוד באמצעות משימות אלה, כך שאתה מנהל באופן פעיל את הסיכונים הפתוחים.

זה משפר את הביטחון על ידי: מפגין כי אתה וצוות הפרויקט שלך יכול לעקוב אחר על מה שאמרת היית עושה. על ידי דיווח על מה שהשגת ואת הסיכונים שיש לך מקלים, זה מראה צוות הניהול שלך, כי אתה רציני על אספקת ועושה מה שנדרש כדי להוכיח את הפרויקט שלך בעתיד נגד בעיות.

ברגע שהסיכון חלף - כשזה כבר לא רלוונטי כי זה קרה או לא יכול לקרות עוד - אתה יכול לסגור אותו מהסיכון שלך.

לשים את הפרויקט הזה תוכנית ניהול סיכונים במקום יכול להגדיר אותך מלבד מנהלים אחרים. הבוס שלך יהיה ראיות כי אתה יכול לחשוב אסטרטגית ויצירתית על מה עלול לגרום הפרוייקט שלך לבוא תקוע, ו - והכי חשוב - לעשות משהו בקשר לזה. אתה תהיה האדם פעיל בניהול בעיות לפני שהם קורים, טאטא מחסומים להיות מוכן לכל דבר!

נראה להיות טוב בניהול סיכון הפרויקט היא דרך בטוחה כדי להיראות כמו זוג בטוח או הידיים על ידי ההנהלה. אתה לא צריך המון ניסיון או אישורים כדי להתחיל לנהל את הסיכון לפרויקט בהצלחה (למרות הכישורים הרשמיים בניהול סיכונים קיימים). זה קל 5 שלבים התהליך בקרוב אומר כי ניהול סיכונים הפרויקט מוטבע תוכניות הפרויקט שלך.