החזר הוצאות בעת נסיעה לעסקים

החזר הוצאות היא שיטה לשלם לעובדים בחזרה כאשר הם מבלים את הכסף שלהם תוך כדי עבודה על זמן החברה. הוצאות אלה מתרחשות בדרך כלל כאשר העובד נוסע לעסקים.

הוצאות נסיעה יכולות לכלול לינה, טיסות, הובלה יבשתית, טיפים לחנויות, ארוחות, והוצאות נלוות אחרות שעובד עלול לחוות בעת נסיעה לעבודה. הוצאות עסקיות אחרות יכולות לכלול פריטים כגון לקחת לקוחות או עובדים פוטנציאליים לארוחת צהריים או ארוחת ערב, רכישת ספרים הדרושים או חומרים חינוכיים אחרים כי המעסיק מכסה, או הוצאות נסיעה.

סוגי ההוצאות שהארגון יפצה יימצאו במדיניות העסקית, הבידורית וההוצאות הכלליות של החזר הוצאות, במדריך למשתמש. במקרים מסוימים, הוצאות כגון ניקוי יבש וחברות כושר על נסיעות ממושכות מכוסים. בעוד בידור הלקוח על נסיעות עסקים היא הוצאה משותפת reimbursable, רוב החברות לקבוע מגבלות על מזון ובידור.

איך עובדים משלמים עבור הוצאות

יותר ויותר, עסקים הם להפקיד נמוך עד בינוני עובדים אשר נוסעים לעתים קרובות עם כרטיסי האשראי של החברה. במקום לשלם עבור הוצאות עם הכסף שלהם, העובדים לחייב את כל מלבד מקרי ו עצות כרטיס האשראי של החברה.

זוהי גישה נוחה להחזר הוצאות עבור העובד, כי חשבונות כרטיס האשראי לתעד את ההוצאות המדויקות ללא העובד צורך לשמור קבלות ולמלא דוחות הוצאות הנסיעה.

שיטה נוספת לתשלום עובדים עבור נסיעות עסקים היא עם per diem. Per di diem היא הקצבה היומית שנקבעה מראש לעובדים בגין הוצאות שהצטברו בעת נסיעה לעסקים. הוצאות אלה יכולות להיות עבור לינה, ארוחות, טיפים, מונית, ודמי תחבורה אחרים.

מילוי דו"ח הוצאות

הן במקרה של שימוש בכרטיס האשראי של החברה והן במזומן המשולם, העובדים יצטרכו למלא דוח החזר הוצאות עם החזרה מהטיול. עם כרטיס האשראי של החברה, הם יצטרכו להסביר פחות מאשר חיובים ברור המופיע על כרטיס האשראי כרטיס (כגון ארוחה לילה מאוחרת). הם גם לגבות את החברה על מקרים נוספים שהם שילמו עבור הכסף שלהם או כרטיס אשראי.

כאשר עובד משלם במזומן, הוא או היא יצטרכו לרשום, ולעתים להצדיק, כל הוצאה עבורו נדרש החזר. רוב החברות לקבוע תאריך שבו דוחות החזר הוצאות יש להגיש וכל ההוצאות נבדקות על ידי חשבונאות כמו הדוחות של חברת כרטיסי האשראי. כל הוצאה לא מוצדקת, או אלה שלא נכללו על ידי מדיניות החברה, אינו מקבל החזר - גרימת בעיות עבור העובד.

מצבים חריגים

נניח נציג מכירות לוקח חיית המחמד איתם בטיול וחיובים דמי חיית מחמד למלון כרטיס האשראי של החברה, בטענה כי המלון לא להפריד את האגרה והם תכננו להחזיר את החברה.

האם זה ניצול לרעה של קרנות החברה? נראה שכן. אם בכתב או לא, זה די ברור, השימוש בכרטיס אשראי החברה היא לשמש הוצאות החברה בלבד. בחלק מהמקרים, שימוש אישי בתאגיד עלול לגרום לסיום. עם זאת, הנה מה שאתה צריך לשקול. האם העובד הלך לחשבונאות והסביר את הבעיה כי המלון לא היה מסוגל להפריד את חיית המחמד? או, האם העובדת נתפסה על ידי בדיקה זהירה של הוצאותיה בחשבונאות?

שיקול נוסף הוא, האם עובדים אחרים כבר החזר על ידי החברה בעבר עבור הוצאות דומות? אם כן, פעולה משמעתית אינה תקינה. עם זאת, אם מדיניות החברה קובעת בבירור כי הוצאה מסוימת אינה מותרת, והעובד נלכד (לא בזק), אזי על HR לנקוט פעולה משמעתית חמורה כלשהי. לא כל מצב ברור. לפעמים אתה צריך לשאול ולעשות קצת לחפור מסביב לפני נקיטת פעולה.