התפקיד והמטרה של אמנת פרויקט

פרויקטים קיימים באופן רשמי בארגון בגלל אמנת הפרויקט. זהו מסמך המאשר את העבודה להתקיים וממנה את מנהל הפרויקט. זה נותן לך, כמנהל הפרויקט, את המנדט לעשות את העבודה המתוארת בו.

התפקיד החשוב ביותר של אמנת הפרויקט הוא לקבוע בדיוק מה הפרויקט ישיג. בואו נסתכל על מה זה מסמך הפרויקט חיוני.

מה הולך לתוך אמנת פרויקט?

החלק הראשון של אמנת הפרויקט יפורסם שם הפרויקט, את שמות החסות ומנהל הפרוייקט, ואת התאריך שבו הוכן המסמך. אז אתה נכנס לתוך הבשר של המסמך.

החלקים העיקריים של אמנת הפרויקט הם כדלקמן.

• מטרת הפרויקט: זה מסביר מדוע הפרויקט הוא רצה. אתה יכול להתייחס במקרה העסקי או החוזה כי הוא נוהג בפרויקט או פשוט לחשוף למה זה חשוב לעשות את העבודה הזאת.
• תיאור הפרויקט: הסבר בסעיף זה מה הפרויקט עומד להשיג. אתה צריך לכלול פרטים על הפריטים כי הם הולכים להיות בנוי או השירותים כי הם הולכים להיות מועברת.
• תקציב: בשלב זה ייתכן שלא יהיו לך את כל הפרטים על משימות הפרויקט, כך שאתה לא יכול לשים תקציב הפרויקט מלא ומפורט יחד. שים לב לכל אילוצים בתקציב או לטווח הראשוני הגבוה של ההוצאה שאתה מצפה.

• סיכונים: לכל הפרויקטים יש סיכונים. חלק זה של אמנת הפרויקט יוצר את הגירסה המוקדמת של יומן הסיכון בפרויקט. לתעד את כל הסיכונים שאתה יודע על בשלב זה, כך צוות הניהול יכול לראות מה עשוי להשפיע על הפרויקט הולך קדימה.
• אבני דרך: אם אתה יודע את אבני דרך ברמה גבוהה, לכלול אותם אמנת הפרויקט בסעיף זה. אתה יכול להעביר אותם לתרשים Gantt שלך מאוחר יותר כאשר אתה בא להרכיב תוכנית מפורטת יותר. כרגע אתה רק מחפש תאריכים מתים או משהו שצוין בחוזים אתה עובד.

• מטרות הפרויקט: זהו סעיף חשוב באמת, אבל זה יכול להיות קשה להרכיב. אתה מנסה לענות על השאלה: "איך נדע כשאנחנו נגמור?" כתוב מה אתה מצפה הפרויקט לספק וכיצד תוכלו לדעת אם יש לך שם. לדוגמה, בפרויקט להשיק מערכת הקלטת זמן לכל המחלקות, המטרה יכולה להיות: "כל הקבוצות ישתמשו במערכת גיליון הזמן עד סוף השנה". כמו כן, רשום לעצמך מי עומד להיות אחראי להסכמה כי הגעת למטרה זו. זה נמנע כל בעיות בסוף הפרויקט שבו פתאום אף אחד לא מוכן לחתום על העבודה כמו להשלים.

• מנהל פרויקט רמות הרשות: אלא אם כן ברור ומתועד במקום אחר, זה שווה לכלול סעיף האמנה על מה שאתה יכול לעשות בלי לקבל עוד חתימה ממישהו בכיר יותר. זה בדרך כלל מתייחס מה רמות סובלנות נקבעו על התקציב ואת לוחות הזמנים ויהיה לידי ביטוי כך: "מנהל הפרויקט יש 10 אחוזים סובלנות על התקציב סובלנות 5 אחוזים על לוח הזמנים. כל חריגה מעבר לגבולות המאושרים האלה חייבת להיות חתומה על ידי נותן החסות של הפרויקט ". ניתן להרחיב סעיף זה כדי לציין איזו סמכות יש למנהל הפרויקט, אם בכלל, לגבי גיוס עובדים וצוותי צוות הפרויקט.

אישור אמנת הפרוייקט

החלק האחרון של אמנת הפרויקט הוא סעיף האישורים. מנהל הפרויקט ונותן החסות (או מי שהוציא את העבודה, אם נותרו עוד חסויות לטווח ארוך), צריך לחתום על המסמך. היום, זה צפוי להיות באמצעות דוא"ל, כך לשמור עותק של אישור דוא"ל בקבצי הפרויקט שלך במקרה שאתה צריך להתייחס אליו בחזרה.