חשיבותה של שמירה על יומן חשבונאות

רישום היומן הוא תיעוד של עסקה פיננסית נכנסו ביומן. פרטים יומן כל העסקאות הפיננסיות של העסק והוא מציין אילו חשבונות עסקאות אלה מושפעות. כל תנועות היומן מבוצעות באמצעות כניסה כפולה או שיטת כניסה יחידה של הנהלת חשבונות.

רשומות יומן מוזנים בדרך כלל בסדר כרונולוגי וחיובים מוזנים לפני זיכוי - חיובים מוזנים בעמודה משמאל, זיכויים מוזנים ימינה. רשומות יומן מוקצות לחשבונות ספציפיים באמצעות תרשים של חשבונות, ולאחר מכן רשומת יומן נרשמת בספר החשבונות. ספר החשבונות עוקב אחר מספר חשבונות.

מטרת רשומות יומן

רשומות יומן מספקים מידע בסיסי לכל הדוחות הכספיים האחרים של העסק. הם משמשים את המבקרים כדי לנתח כיצד עסקאות פיננסיות להשפיע על העסק.

על כל רשומה לכלול את תאריך העסקה, את הצדדים המעורבים, חיוב מחשבון אחד לפחות, זיכוי לחשבון אחד לפחות אחר, מספר קבלה או המחאה, וכן תזכיר המתאר פרטים נוספים הקשורים לעסקה - כל דבר שאתה אולי לא יזכרו חודשים או שנים לאחר מכן.

אם אתה רוכש ולהשתמש תוכנה מערכת הנהלת חשבונות, זה יהיה כנראה לטפל בכל הפרטים האלה בשבילך. אבל אתה אמור להיות מסוגל להתמודד עם רשומות היומן שלך ואת החשבונות עצמך עם כמה הבנה בסיסית של התהליך אם אתה לא חושב סוג של חשבון יש צורך די עדיין כי אתה רק מתחיל.

חשבונאות רישום יחיד

כפי שהשם מרמז, כל רישום היומן נעשה על הקו הנפרד שלו כאשר אתה משתמש בשיטת כניסה אחת של הנהלת חשבונות. אתה יכול לחסר את מה שאתה מוציא על מערכת מחשב חדשה כמו חיוב, ולאחר מכן, על השורה הבאה וכערך אחר, אתה יכול לקבל הכנסה מלקוח או הלקוח כזיכוי. יהיו לך שתי עסקאות נפרדות או רשומות יומן, כל אחת עם השורה שלה. זה פשוט, לא שונה בהרבה איך היית לעקוב אחר עסקאות שאתה מבצע מתוך החשבון שלך בודק.

רישום ערך יחיד עשוי להיות מתאים אם אתה מפעיל את העסק הקטן שלך כבעלים הבלעדי שלך ספרים ועסקאות אינם מורכבים. כל אחד יכול להתמודד עם זה. אתה לא צריך שום הכשרה ספציפית.

חשבונאות כניסה כפולה

רישום יומן באמצעות שיטת הזנה כפולה של חשבונאות כולל מגוון רחב של מידע בעמודות שונות באותו קו. במערכת כניסה כפולה, ייתכן שיש לך חיוב עבור רכישת המחשב, ולאחר מכן זיכוי או להגדיל את סך ציוד משרדי ציוד יופיע על אותו קו אבל בעמודה אחרת כדי לקזז את החיוב. עמודות אלה צריכות להיות שוות, כגון $ 2,000 כמו החיוב ו + $ 2,000 עבור האשראי.

ייתכן שיהיה עליך להשתמש אפילו יותר עמודות בהתאם לאופי הכניסה שלך, אבל לכל הפחות, צריך להיות שניים, אחד עבור חיובים וזיכויים. רישום ערך כפול עושה בדרך כלל רישום יומן, לא עבור העסקה עצמה, אך עבור החשבון, הוא משפיע על נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות. החיובים והזיכויים לכל אחד מהם נרשמו באותו קו.

בסוף השנה או כל תקופה חשבונאית אחרת שתבחר, כל רשומות היומן שלך עבור חיובים צריך להתאים את ערכי היומן שלך שווה זיכויים בסך הכל. המשמעות היא שהחשבון שלך "מאוזן".