חשיבות התיעוד במשאבי אנוש

התיעוד הוא הרשומה הכתובה והמתוחזקת של אירועי התעסוקה. רשומות אלה מורכבות ממרכיבים ממשלתיים ומנדט על פי חוק, מסמכים הנדרשים על ידי מדיניות החברה בפועל, מסמכים המוצעים על ידי שיטות משאבי אנוש הטוב ביותר, הרשומה רשמית ובלתי רשמית על אירועים התעסוקה.

תיעוד על שיא תעסוקה

תיעוד עובד של העובד הוא תיאור מפורט של פעולותיו, דיונים, תקני אימוני ביצועים, הפרות מדיניות, פעולות משמעת, תרומות חיוביות, תגמול והכרה, חקירות, אי ביצוע דרישות ויעדים, הערכת ביצועים ועוד.

שמירה על רשומות אלה מאפשרת למעסיק ולעובד לשמור על ההיסטוריה הכתובה של האירועים והדיונים שהתרחשו סביב אירוע מסוים. תיעוד יחסי העבודה מספק תיעוד בכתב שיידרש לתמיכה בפעולות כגון קידום עובדים, העלאת שכר העובדים ופעולה משמעתית - לרבות סיום העסקה.

תיעוד העובדים, במידת הצורך, הוא בדרך כלל חיובי וגם שלילי. היא עובדתית, לא שיפוטית. הוא מתאר אירועים כפי שהם מתרחשים, לא מבוסס על הדעות של המחשבה ואת המחשבות על האירוע. התיעוד מתאר גם את הפעולות שננקטו במקרים בולטים כגון מתן הכרה רשמית של העובד או נקיטת צעדים משמעתיים.

זכור, עליך ליצור תיעוד קרוב ככל שהתקרית מתרחשת ככל האפשר, כך הרשומות הם בזמן, מפורט ומדויק.

בהליך משפטי, תיעוד על ביצועי העבר של העובד הוא קריטי לעתים קרובות לתוצאה שהמעסיק חווה מהאירוע. הצבת תמונה הוגנת של ביצועי העובד ללא התמקדות גרידא בהתרחשות השלילית היא המטרה.

סוגי תיעוד

מדיניות, נהלים, מדריך העובד ותוכניות פיתוח ביצועים הן גם צורות של תיעוד המתעד את התנהגות העובדים הצפויה ואת דרישות מקום העבודה כדי לשמור על מקום עבודה מסודר והוגן שבו העובדים יודעים מה צפוי מהם.

רשומות הן גם הצהרות בכתב של הנאשם, המאשים ועדים לאירועים במקום העבודה עוין הכרוכים התנהגות לא נאותה של העובד כגון הטרדה מינית.

תיעוד זה כולל גם רשומות קבועות כגון יישום התעסוקה חתום, הפניות התעסוקה בכתב, חומרי יישום כגון קורות חיים ומכתבים כיסוי, בדיקות רקע. מלבד תיק העובדים של העובד, גם מסמכים אחרים כגון טופס I-9 (המאמת את זכאות העובד לעבוד בארה"ב) נשמרים, כמו גם רשומות רפואיות, רשומות FMLA וכן הלאה.

תיעוד עשוי גם להיות בלתי פורמלי כמו ברשומות של מנהל שלו או שלה דיונים עם עובד במשך שנה. חשוב למנהלים לשמור על תיעוד זה על כל חברי צוות הדיווח שלהם. אף עובד לא צריך להיות נבחר בגלל הביצועים. זה יכול להיחשב אפליה במועד מאוחר יותר.

התיעוד עשוי להיות רשמי ונשמר בקובץ העובדים של העובד. העובדים צפויים לחתום על מסמך זה כדי להודות שקיבלו עותק וסקרו את התוכן במלואו. הערה: החתימה אינה מסמלת את ההצהרה בתיעוד.

שימוש בתיעוד

תיעוד של אירועים קריטיים, בין אם חיוביים או שליליים, מומלץ גם כך למנהלים יש תיעוד של ביצועי העובד לפרק זמן.

ארגונים יכולים להשתמש בתיעוד שהם שומרים בדרכים אחרות. אלה עשויים לכלול נהלים, הוראות עבודה, הוראות תוכנה למחשב כדי שם כמה, אבל לצורך הפונקציה משאבי אנוש, אלה הם השימושים הנפוצים של תיעוד. הסעיף הבא מתאר הנחיות לגבי אופן ההיענות המתאימה.

דוגמאות לתיעוד ביצועים

תיעוד על ביצועי העובד יאפשר לך למשמעת, לסיים או לקדם באופן הוגן, לתגמל ולהכיר עובדים. ללא תיעוד, ביצוע מקרה עבור כל הפעולות הללו קשה, ומסוכן פוטנציאלי עבור המעסיק.

על המעסיק להימנע מכל האשמה אפשרית בנוגע לטיפול מפלה בעובדים. כל המשפטים בצד, מעסיקים טובים רוצים ליצור סביבת עבודה כי הוא הוגן, עקבי ותומך של מטרות העובד ותוכניות הקריירה.

סביבה זו נתמכת על ידי תיעוד מקצועי של המנהל של ביצועי העובד - הן התנהגות משועשע ופעולות הזקוקים לתיקון או שיפור. כיצד לתעד את אלה נדונה קודם לכן בפירוט. המצבים הבאים מספקים דוגמאות נוספות לתיעוד המתאים.

תיעוד האיטיות והיעדרות

שגוי:

מארק בדרך כלל מאוחר לעבודה. מארק מפסיד יותר מדי עבודה.

ימין:

1 באפריל: מארק התקשר והחמיץ שמונה שעות עבודה.

4 באפריל: מארק הגיע לעבודה בשעה 10 בבוקר, שעתיים מאוחר משעת ההתחלה המתוכננת שלו.

6 באפריל: מארק מתוזמן תור לרופא ולאחר מכן, נשאר בבית יש תנור חדש מותקן.

12 באפריל: מארק התקשר והחמיץ שמונה שעות עבודה.

תיעוד ביצועים

שגוי:

מרי לא אמינה. היא בקושי עושה מה שהיא מחויבת לעשות.

ימין:

2 במאי: מרי הבטיחה את הטיוטה הראשונה של ההצעה המוצר יהיה זמין לבדיקה בפגישה השבועית של היום. מרי לא ייצרה מסמך טיוטה כצפוי. אמרה שהיא היתה עסוקה מדי, והאנשים שעזרתה היתה זקוקה לה לא חזרו אליה.

מנהל השיב: איזו עזרה היית צריכה? מידע? מי לא קיבל בחזרה אליך ומה אתה צריך מהם?

קארל ומייקל היו צריכים לעדכן את מרי על התקדמותם.

מה עושה אותך כל כך עסוק, כי לא היה לך זמן לעקוב אחר על המחויבות שלך? עושה יותר מדי התחייבויות עם שעות מוגבלות כדי למלא אותם.

מה אוכל לעשות כדי לעזור לך?

מתי תהפוך את טיוטת המסמך לזמינה לבדיקה?

דוגמאות אלה מספקים סקירה כללית של תיעוד יעיל נראה כמו תיעוד שנכתב באופן שגוי. בצע את העצה הזו כדי לתעד ביעילות ותיעוד חוקי מדיניות, ביצועים ואירועים במקום העבודה שלך.

כתב ויתור

המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח לדיוק ולחוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. אנא פנה לעזרה משפטית, או סיוע ממדינה, ממשאבים ממשלתיים או ממשלתיים בינלאומיים, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.