המרכיבים העיקריים של התקשורת במקום העבודה

תקשורת היא שיתוף מידע בין שני אנשים או יותר, מעשה של העברת מידע. תקשורת יש כל כך הרבה מרכיבים, ואת כישלון לתקשר במקום העבודה היא יעילה.

תקשורת יעילה דורש את כל המרכיבים של תקשורת interworking מושלם עבור "משמעות משותפת", ההגדרה האהובה עלי של תקשורת. זה חשוב במיוחד כאשר שאלות מתבקשות ונענות.

רכיבים בתקשורת

ישנם חמישה רכיבים לכל תקשורת ושישית כי היא הסביבה הכוללת של מקום העבודה שבו התקשורת מתקיימת. מרכיבי התקשורת הם:

• האדם שולח את ההודעה. על השולח להציג את ההודעה בבירור ובפירוט מספיק, כך שהמקבל ישתף פעולה עם השולח.
• ההקשר של ההודעה. ההקשר הוא אופן שליחת ההודעה על ידי שולח ההודעה. ההקשר כרוך תקשורת לא מילולית כגון מחוות, שפת גוף, הבעות פנים, ואלמנטים כגון צליל של קול. רוב ההקשר עבור הודעה זמין רק כאשר המקלט יכול לראות ולשמוע את שולח ההודעה. אימיילים של אימייל ו- IM, לדוגמה, הם תחליף גרוע כאשר השולח מגבש אותם ללא קלט מהמקלט.

  קטע נוסף של ההקשר הוא הרגשות המעורבים במעגל התקשורת. האם השולח כועס? האם המקלט אדיש לתוכן התקשורת או הבוז של השולח? הרגשות האנושיים הרגילים משפיעים על שיתוף הודעה בהצלחה.

• האדם שמקבל את ההודעה. על המקלט להקשיב בתשומת לב ובקפידה, לשאול שאלות לבהירות, ולהעלות פרפרזה כדי לוודא שהמקבל משתף פעולה עם השולח. אם המקבל סומך על השולח, הסיכויים להגברת תקשורת יעילה.
• שיטת האספקה ​​שתבחר. שיטת האספקה ​​צריכה להיות מבוססת על המדיום היעיל ביותר כדי להעביר את משמעות המסר. מאז שיטות התקשורת מגוונים כל כך מאז שחר של מחשבים והתקנים ניידים, החלטות על שיטת המסירה הפכו מורכבים יותר. שיטת האספקה ​​חייבת להתאים לצורכי התקשורת של השולח ושל המקלט.

  שיטות תקשורת כוללות תקשורת מילולית, הודעות מיידיות (IM), דואר אלקטרוני, מכתבים, שלטים, פוסטרים, סרטונים, צילומי מסך, טלפונים, שטרות, טפסים, מסמכים כתובים ועוד. שיטות אלה ימשיכו להתרחב, וציפיות העובדים לתקשורת מיידית על כל מה שקשור לעבודתם ימשיכו לגדול.

  תקשורת פנים-ארגונית עלתה בחשיבותה במיוחד עבור מידע ארגוני שעשוי לקרוא לשינוי, לספק הכרה לעובדים, או לאפשר שאלות במקום. תקשורת פנים אל פנים היא גם מועדפת כי עובדים יש גישה אל הרכיב, ההקשר.

• תוכן ההודעה. התוכן של ההודעה צריך להיות ברור והציג ו תיאר בפירוט מספיק כדי לקבל הבנה מהמקלט. אם תוכן ההודעה מהדהד ומתחבר, ברמה מסוימת, עם האמונות שכבר הוחלט על המקלט, הוא היעיל ביותר.

איך לשאול שאלות טובות משפר תקשורת

ג'יימס א 'פייל ומריאן קרינץ' מוסיפים את הדברים הבאים כדי לסייע בתקשורת יעילה.

מאת משאבי אנוש לשירות לקוחות, שאלות רעות מזהמים כמעט בכל מקום עבודה. שאלות רעות לעתים קרובות להשיב תשובות לא שלם או מטעה יכול לערער את קרבה. מצד שני, שאלות טובות הן כלי רב ערך של יעילות, יכולת, ובניית קרבה.

ישנם שישה סוגים של שאלות טובות: ישיר, שליטה, חוזר, מתמשך, סיכום, ולא רלוונטי. לתאר אותם בקצרה:

• ישיר: אתה מציב שאלה פשוטה עם חקירה בסיסית.
• בקרה: אתה כבר יודע את התשובה אליו כאשר אתה שואל את זה. זוהי דרך לברר אם האדם שוכב, לא מודע, ו / או לא שם לב.
• חזור: אתה שואל שתי שאלות שונות, כי הם אחרי מידע זהה.
• מתמיד: אתה שואל את אותה שאלה בדרכים שונות כדי לחקור את כל ההיבטים של המידע הרצוי.
• סיכום: אתם שואלים שאלה שמטרתה לאפשר למקור הזדמנות לחזור על התשובה.

• לא רלוונטי: זה לא נוגע לנושא שאתה רוצה לדעת, אבל זה אחד האדם כנראה לא לשקר על; זה משרת את המטרה של לראות מה את האמת "נראה" ואת מקבל את האדם כדי לפתוח לך. היא יכולה גם לקשור את ההקשר של חילופי השאלות.

פרטים על 6 סוגי שאלות טובות

ישיר

שאלות ישירות הן הטובות ביותר: חקירה אחת, פועל אחד, שם עצם או כינוי גוף.

• מי אתה?
• מה קרה במסיבה?
• מתי הגעת למשרד?
• היכן נמצאים מפתחות המכונית?
• למה עזבת את הפגישה מוקדם?
• כמה שילמת עבור iPad זה?

שליטה

כאשר אתה אומר, "אני בכוונה לא הולך לשאול שאלה ישירה?" כאשר אתה בודק את האמת או הדיוק של תגובה, אז אתה משתמש בשאלה שליטה ולחפש עקביות.

שאלות בקרה הן שאלות מכוונות שאתה יודע את התשובה כדי שהם לא על גילוי של מידע. הם עוסקים בגילוי התנהגות, דפוסי דיבור ורמת אמת או דיוק. אולי זה משהו שדיברת עליו קודם עם האדם.

אם אתה יודע שמישהו בצוות משאבי האנוש שלך ניכור עובד כי העובד שלח דוא"ל כדי להתלונן על האדם, אתה יכול לשאול שאלה שליטה כמו, "איך זה הלך בסקירה ביצועים עם פמלה היום?" כבר יש לך המידע; אתה רק רוצה לגלות איך האדם HR שלך עונה על השאלה.

חזור

אתה רוצה לבוא באותו מידע בשתי דרכים שונות. לדוגמה, אם שאלת, "כמה אנשים נמצאים על כוח המכירות?" האדם שאיתו אתה מדבר יכול להגיב: "יש 22 בתחום". מאוחר יותר, כשאת מדברת איתו על משהו אחר - תחומים שבהם לחברה יש דריסת רגל, למשל - אתה יכול לשאול, "כמה אזורי מכירות יש לך?"

הוא עשוי להגיב, "22", אשר היא דרך לאשש את מספר כוח האדם על המכירות. זה לא מבחן מוחלט, אבל זה נותן ערך אמינות למה הוא אמר לפני. אלו שתי שאלות שונות המחקות את המידע שנמסר.

בשימוש בשאלות חוזרות, ייתכן שתחשוף גם פערים. אם המקור שלך בדוגמה זו מגיב כי ישנם 28 אזורי מכירות, אתה רוצה קצת הבהרה. אולי יש סיבה טובה לחלוטין - לכוח המכירות יש בדרך כלל משלימה של 28, אבל יש כל כך הרבה תחלופה בזמן האחרון, כי הם שישה קצרים - אבל התגובה מעוררת ספק כי קיים חוסר התאמה בין מספר של כוח האדם ומספר שטחי המכירה. חוסר התאמה זה חייב להוביל לחקירה נוספת כדי לפתור את הבעיה.

מתמיד

בכל בחינה שבה ניתן לתת יותר מתשובה אחת לשאלה, השתמש בחקירה מתמשכת כדי לקבל תשובה מלאה. כמו שאלות חוזרות, שאלות מתמשכות שימושיות גם אם אתה חושד כי האדם אינו אמיתי.

"מאיפה נסעת לחופשה שלך לקליפורניה? "אולי היא מעוררת את התשובה, "דיסנילנד." אף על פי שאפשר שדיסנילנד הוא המקום היחיד, זה הגיוני לעקוב אחרי השאלה הזאת," איפה עוד?"

עקיפת זה לחזור על השאלה הולך ישר לשאלות על דיסנילנד אומר שאתה להחמיץ את ההזדמנות כדי לקבל תמונה מלאה של הנסיעה של חבר שלך קליפורניה, אלא אם מידע זה קורה לדלוף החוצה בזמן אחר.

סיכום

שאלות סיכום אינן עוסקות בקביעת אמיתות כמו האכלה חזרה למקור מה שהיא אמרה, כך שיש לה את ההזדמנות לחשוב, "האם באמת אמרתי מה שהתכוונתי לומר?"

אתה מוכר מכוניות מכל הסוגים, מ hatchback שני דלתות לדגמי יוקרה בגודל מלא. זוג צעיר מגיע לאולם התצוגה ומבקש לבדוק את אחד המודלים היוקרתיים.

"מה תשתמש במכונית רוב הזמן? "אתה שואל.

"נוסע הלוך ושוב לעבודה. אנחנו עובדים באותו בניין ", היא אומרת.

"מה עוד תשתמש במכונית?"

"טיולים בסופי שבוע כדי לראות את הורי. דברים כאלה." היא עוצרת ומוסיפה, "הם גרים במרחק של מאה מילין מכאן".

"למה אתה חושב מכונית היוקרה היא הבחירה הטובה ביותר?"

הם מחליפים מבט. הוא אומר, "אנחנו אוהבים את זה יותר מהאחרים".

"מה הצבע האהוב עליך, "אתה שואל ומביט ישר אליה.

"אדום".

"אז תן לי לראות אם יש לי את זה נכון, אני שומעת שאתה רוצה מכונית אדומה בגודל מלא בכיתה היוקרתית, כמה טוב התיאור הזה מתאים למה שאתה רוצה?" (מסגרת את שאלת הסיכום שלך במידע רלוונטי במקרה הזה.)

הם מחליפים מבט נוסף. הוא אמר, "אנחנו חושבים שצבע מאופק יותר עשוי להיות טוב יותר".

"מה עם מודל היוקרה גורם לך לחשוב שזה הכי טוב בשבילך?" (שוב, זו דרך לסכם ולאמת את מה ששמעת, אתה רוצה לגלות אם הם פשוט כל כך מאוהבים עם המראה של יקר מכונית שהם לא רוצים לשקול שום דבר אחר, או אם התשובה הראשונה היתה להסוות עובדה בולטת.)

"אבא שלי אומר שזה המכונית הבטוחה ביותר על הכביש."

התשובה לשאלה הסיכום אומרת לך שהם עשויים, למעשה, כמו זה, אבל לא בגלל איך זה נראה. אתה קורא בין השורות. הם רק מתחילים בחיים שלהם יחד. אבא שלה כנראה שלח אותם לסוכנות כדי לקנות את "המכונית הבטוחה ביותר על הכביש", אשר הוא יעזור להם לקנות. אתה מחליט להמשיך עם המכירה, בידיעה כי מקדמה יישום ההלוואה יהיה כנראה לתת לך את שאר הסיפור.

אנשים מסוימים עשויים להיות לא נוח לשאול שאלה סיכום כמו אלה מוטבע במכירות זה המכירות כי הם לא רוצים להיראות פשוט אופקים או לא קשוב. אם אתה שואל את השאלה בדיוק באותו אופן שביקשת את זה בפעם הראשונה, אז הם עשויים להיות מסתיים תקף.

אתה גם לא רוצה לשאול את אותה שאלה פעמיים ברציפות גם אם אתה משנה את הניסוח. על ידי לשים קצת מרחק בין הפעם הראשונה שאתה מציב את השאלה ואת השני, ואת rephrasing את השאלה מעט, אתה פשוט להיתקל כמי שמעוניין באמת מה יש לאדם אחר לומר.

לא רלוונטי

אתה עלול לגלות כי האדם לענות על השאלות שלך נראה הדגיש; שאלה לא רלוונטית עלולה למתן את המתח. או, אולי אתה צריך זמן לחשוב או להתייחס ההערות שלך, אז אתה משתמש בשאלה רק כדי לקנות לך קצת זמן וזמן.

בתשובה לשאלות נוקבות כגון "איזה פרויקט עשית בעבר שנכשל?" ו"איך ניסית לפתור את הבעיה? "אתה יכול בקלות להפוך מועמד לעבודה להרגיש כאילו הוא נמצא באמצע חקירה בשדה הקרב.

המועמד יכול לומר, "ניסיתי לטפל בבעיה על ידי התכנסות המחלקה סביב מטרה משותפת - הדרך שבה אני מקבל את נבחרת הליגה הקטנה של הבן שלי להתמקד להכות את הכדור."

אתה יכול לתת למועמד הפסקה על ידי שואל, "כמה זמן יש לך אימן ליגה קטנה?" לפני שאתה חוזר לדיון של דפוק שלו איך הוא ניסה לתקן את זה.

לבסוף, הנה שתי דרכים להרוס שאלות להתחיל עם כל הרכיבים הנדרשים בסופו של דבר נופליםטוב.

1. הוספת יותר מדי Qualifiers או מילים אחרות וביטויים כי להסיח את הדעת מן השאלה. לדוגמה, "מה יש לך לארוחת בוקר במסעדה שבה שרפרפי הדלפק ויניל סדוקים ומכוסה סרט דביק?"
2. לא מחכה לתשובה היא גם נפוצה. את שואלת, "מה הארוחה האהובה עליך? "האדם חושב רגע במקום להגיב מיד. אתה צועק פנימה, "רוסטביף?" שתיקה הוא כלי חקירה יעיל. לא לאבד את הגילוי, את המידע, מוביל כתוצאה של פתיחת הפה שלך כאשר אתה צריך לפתוח את האוזניים. זכור את "שני האוזניים, הפה אחד" הכלל של מקבל את המרב של חקר.

   סביבה ותקשורת

   המרכיבים הנ"ל של תקשורת לקדם משמעות משותפת כאשר הם פועלים יחד כדי להעביר מסר בצורה יעילה. סביבת העבודה שבה מתקיימים רכיבים אלה משפיעה גם על התקשורת ואם התקבל.

   כאשר אתם שואלים שאלות תקפות אתם בונים קרבה ומעוררים אמון. שאלות יוצרות חלק נוסף של הבסיס לתקשורת במקום העבודה שמשתף פעולה

   בסביבת עבודה המדגישה תקשורת פתוחה, מעורבות עובדים, ומטרות משותפות, תקשורת תכופה יותר ויעילה יותר. אבל, את הציפייה לתקשורת משמעותית קובע את בר גבוה יותר במקומות עבודה אלה. לכן, גם במוראל גבוה, סביבות עבודה ממוקדות עובדים, העובדים מתלוננים כי הם לא יודעים מה קורה.

   בגלל כל הרכיבים ואת הסביבה הכוללת של מקום עבודה אישי, התקשורת נותרת מאתגרת. שאלות עתיקות על מי צריך לדעת מה ומתי הם צריכים לדעת את זה הוא מעולם לא ענה באופן מלא רק על שביעות רצון של מישהו.

   תלונות עובדים על מידע רב מדי, לא מספיק מידע, ואפילו, עומס המידע, תמשיך להדהד במקומות עבודה. אתה לעולם לא לרפא את הבעיה של תקשורת אבל, עם מחויבות והתחשבות, אתה יכול להגדיל את האפקטיביות של התקשורת הבינאישית שלך ואת התקשורת במקום העבודה שלך.

   עוד בנושא תקשורת אפקטיבית במקום העבודה

   1. קבל משוב עם חסד וכבוד
   2. כיצד לפתח את האינטליגנציה הרגשית
   3. כיצד לנהל שיחה קשה
   4. משוב