היתרונות והחסרונות של גליונות זמנים בפרסום

תעשיות רבות מסתמכות על גליונות זמנים כדי לפקח על יעילות העובדים ולחשב רווחים והטבות. יש להשתמש "clocking ב" המערכת עם timecards הרשמי, ואחרים להסתמך על מערכת ניהול זמן מתעד פרטים מורכבים על הדרך בה הוצא הזמן בכל יום. האחרון הוא אחד המשמש את הפרסום, שיווק, סוכנויות עיצוב ברחבי העולם.

הנתונים קלט על גליונות אלה, בדרך כלל על ידי צוות במחלקת היצירה, יומני את השעות כי כבר בילה על כל חלק של הפרויקט. זה לא רק אומר את הקמתה של הקמפיין, אבל התדרוך הראשוני, מצגת הלקוח, ואפילו את הזמן המושקע בבית יורה אולפני הייצור. רק על ידי קבלת תמונה ברורה של הדרך בה השקיע זמן יכול סוכנות לטפל ביעילות את עומס העבודה, את הסדר החיוב הלקוח, ואת הדרך הקצאת הזמן בין צוותים.

גיליון על קצה המזלג

בימים הראשונים של הפרסום, כמו כל כך הרבה משימות של התקופה, הזמן נרשם באופן ידני על נייר עם עטים ועפרונות (וגם הרבה מחיקה). בימים אלה, הזמן הוא נכנס למחשב או טבלט באמצעות פיסת תוכנה מתוחכמת כי יכול למשוך דוחות של כל הזנים. רוב החנויות יש תבנית דומה מאוד הכוללת:

• מספר העבודה
• הלקוח
• המשימה בהישג יד
• כל צוות שהוקצו
• תאריך ומספר שעות העבודה
• המחיר לשעה
• שעות נוספות

בעת הפעלת פרויקט עבור לקוח, מנהל החשבון או מנהל התנועה יפתחו מספר עבודה ויתחילו לעקוב אחר שעות. אלה בדרך כלל להתאים את ההצעה או ההצעה שניתנה ללקוח, ויהיה מחולק לשעות בילה בעיקר במחקר, תכנון ואסטרטגיה, פיתוח יצירתי, ייצור וניהול פרויקטים.

אם הכל הולך לתכנן, את השעות בפועל בילה על הפרויקט יהיה בקורלציה יפה עם האומדן, אבל זה בדרך כלל לא המקרה. פיתוח יצירתי לעיתים קרובות אוכלת זמן רב יותר מאשר כל חלק אחר של התהליך, עקב שינוי כיוון, משוב הלקוח, או חוסר היכולת לפצח את הקצר. זה יכול להיות נקודת מחלוקת עם הלקוח, כי הם לא רוצים להיות ההוצאות הרבה כסף על הזמן היצירתי כי המחלקה היצירתית מתקשה לזהות פתרון.

עם זאת, גליון חייב להיות מלא כראוי כדי לעקוב אחר הזמן ולהראות ללקוח איך הכסף הוצא, וכיצד הסוכנות פעלה. זוהי דרך טובה לראות אם כמה פרויקטים הם עבודה אינטנסיבית מדי כדי להרוויח, או אם אחרים הם כל כך משתלם כדי לזכות בהשקעה באותו לקוח לעבודה נוספת. ו בקיצור, זה התפקיד של גליון.

מקצוענים

הנה למה גליונות זמנים הם נשמת אפה של סוכנות כלשהי:

• כסף: גליונות זמנים מציגים סוכנות (אפילו בתוך הבית) כמה שעות נרשמו עבור כל חלק בכל מסע פרסום. זה קל אז לראות אם הלקוח של המשרת הוא שווה את זה, או אם הגיע הזמן לשים את הלקוח על בסיס הפרויקט על ידי הפרויקט. עם סוכנות בתוך הבית, הזמן הזה לא יכול להוביל ישירות billings, אבל זה מראה ניהול כמה יעיל הם ניצול הזמן של מחלקת היצירה. אם הוא התגלה, הם מבלים 90% מהזמן שלהם על היבט אחד בלבד של העסק, זה יכול ליצור כמה דגלים אדומים.

• שקיפות: אם גליונות זמנים נעשים כראוי, קל לראות היכן הדברים עובדים בצורה חלקה, ואיזה צווארי בקבוק או חוסר יעילות זוחלים פנימה למה קופירייטר אחד מבלה חצי מהזמן על לקוח אחד מאשר אחר? ואם יש צורך בקריאייטיבים נוספים, מבט מהיר על גליון הזמנים יראה אם ​​המחלקה היא overworked.
• מחויבות ואחריות: רוב הלקוחות מצפים כמות מסוימת של שעות להיות השקיע על הפרויקט. אם הם לא מאמינים שהכמות הנכונה של מאמץ הושלמה בעבודה, גליונות הזמנים יכולים לספק את הנתונים כדי לומר אחרת. זוהי גם דרך להראות כמה לקוחות רק כמה ערך הם מקבלים מהסוכנות.

• ניתוח: ביצועים בעבר הוא לעתים קרובות אינדיקציה טובה לעתיד. אם לקוח מוצץ את החיים מחוץ לסוכנות, ועושה את זה לעזאזל על כולם, הנתונים מגליונות זמנים יכולים להראות אם זה שווה לשמור על זה סביב הלקוח, או אם הגיע הזמן לתת להם ללכת. בצד השני של המשוואה, זה יכול להראות סוכנות הרווחיות של כמה לקוחות, אשר דורשים מינימום עבודה יצירתית ומאמץ, אבל החזר מקסימלי על ההשקעה.

חסרונות

עם כל אלה בתוספת נקודות, מה הבעיה? ובכן, יש סיבה גליונות הם שונאים אוניברסלית על ידי כולם כמעט מלבד מספר crunchers של הסוכנות:

• זמן: אנשים רבים בסוכנויות, במיוחד במחלקות היצירה, לא רוצים להקדיש כל הזמן שלהם למינהל. בתור יצירתי, זה יכול להיות מזיק להתנתק מ סיעור מוחות יצירתי גדול למלא שעות. מנהלי חשבונות רבים יש את אותן בעיות. זה אירוני, אבל הזמן גליונות הוא הקצה רק לעתים נדירות.
• שגיאות: זה הולך ישר לנקודה הראשונה. קריאייטיבים רבים יעזבו את הגליונות עד לרגע האחרון לפני סוף החודש. וזה אומר כי הדיוק של גליון הולך טוב למדי מזעזע. קשה לזכור כמה דקות בילית בעבודה אחת לפני שבועיים, אז זה לעתים קרובות פיסת ניחוש. אם את כל גליונות הם ניחשו, זה עושה אותם כמעט חסר תועלת.

• מיקוד גרוע: הזמן אינו אינדיקציה מצוינת לפרסום מעולה. חנות אחת יכולה לבלות 40 שעות ולא לייצר שום דבר של הערה; אחר יכול לעבוד 10 וליצור יצירת מופת. גליונות זמנים אינם מתעדים את איכות החשיבה; רק הזמן שבילה לעשות את זה.

העתיד

גליונות זמנים נמצאים כאן כדי להישאר, והם חייבים להיעשות באופן ידני. מעקב זמן אוטומטי אינו פועל, מכיוון שהוא דורש הפעלה ידנית ועצירת. אם אתה שוכח להתחיל את השעון, אתה מאבד שעות. שכח לעצור את זה, וכמה לקוחות המסכן הוא מחויב במשך שעות של עבודה, כי הוצאו על פרויקט אחר. זה, בתורו, יכול להוביל לבעיות (ואפילו תביעות) עם overbilling, ואת אובדן של לקוח בעל ערך.

הדרך היחידה להבטיח מעקב בזמן טוב היא להתעקש על כולם עדכונים הסוכנות גליונות לפחות פעמיים ביום, פעם אחת לפני ארוחת צהריים ולאחר מכן שוב לפני הולך הביתה. אם זה נעשה, גליונות זמנים יהיה מדויק ומועיל. ואם זה לא נעשה, סוכנויות צריך להיות יצירתי עם מוטיבציה. מצא דרך לתמרץ את תהליך מעקב הזמן.

תן לעובדים אלה לשמור תיעוד קפדני של זמנם בונוס שבועי, או כמה שעות ביום שישי. זה אולי נראה כמו בזבוז של זמן וכסף, אבל גליונות זמנים מדויקים יכול להיות שווה הרבה יותר לסוכנות מאשר כמה מאות דולרים כאן או שם בכל שבוע.