5 הבדלים בין פרויקטים לעסקים כרגיל

אתה עובד על פרויקט? או מה אתה עושה חלק מהפעולות היומיומיות של העסק שלך?

כשאני מדבר עם אנשים בצוותים, הם אומרים לי שהם לא בטוחים אם הם עובדים על פרויקט או על עסק כרגיל. שניהם נדרשים בארגון והם תקפים באותה מידה, אבל זה עוזר להבין מה אתה עובד על מנת שתוכל לראות טוב יותר איפה הוא מתאים בארגון.

ישנם חמישה הבדלים עיקריים בין עבודת הפרויקט לבין העסק כרגיל (לעתים קרובות מקוצר כמו BAU) עבודה.

שינוי לעומת זיהוי עסקים

ראשית, יש הבדל באופן הטיפול.

עסקים כרגיל פעולות להפעיל את העסק. הם שומרים על האורות, משרתים לקוחות ופוגעים ביעדים. צוותי BAU הם גם הראשונים לדעת מתי התהליכים הקיימים אינם פועלים ואינם שימושיים עוד. כאשר זה קורה, צוותי BAU מזהים את הצורך בשינוי.

מנהל, במסגרת סקירה אסטרטגית, יכול להציע מה השינויים צריך להיעשות עבור יחידת להגיע למטרותיה. או שחבר צוות עשוי להציע הצעה לשינוי. בקצה השני של הספקטרום, ייתכן שיהיה מקרה עסקי מלא המיוצר על ידי מנהל בכיר כדי לספק שינויים הנדרשים כדי לסייע חלוקתם להגיע למטרות השנתי שלה.

זה לא רק ייעול תהליכים עסקיים. מי שעובד בתפקידי BAU עשוי גם הוא להבין ששינוי הוא חיוני בשל שינויים במסגרת הרגולציה או כחלק מהנוף התחרותי של הארגון. צוות Frontline פועל כדי לספק אסטרטגיה והוא יודע מה הוא רוצה להיות שונה כדי להגיע לשם.

פרוייקטים, לעומת זאת, מסייעים ליישם את כל השינוי הזה. הפרויקטים מספקים שינוי ועד לפונקציות BAU באמצעות ניהול פרויקטים. נברר מה עוד ניהול הפרויקט. ארגון הפרויקט פועל על מתן השינוי צוותי BAU זיהו. זה קורה פעם הפרויקט עבר תהליך אישור, וזה בדרך כלל מקרה עסקי ואישור ההנהלה הבכירה.

זה לא אומר אנשים בתפקיד הפרויקט לא יכול להציע שיפורים בפועל בפועל, אבל הם יעשו זאת תחת תפקידם כעובד ולא כחלק מתפקיד הפרויקט שלהם.

הפיצול הזה, שתשמעו אותו גם "לשנות את העסק, לנהל את העסק", הוא מורגש בסוף הפרויקטים, גם. השינוי בפרויקט מיישם הוא לספק פלט. זה יכול להיות פיסת תוכנה חדשה, בניין, שירות חדש או משהו אחר. צוות BAU אחראי לקחת את זה ולהשתמש בו טוב כדי לספק הטבות. במילים אחרות, הפרויקט מספק את היכולת לקבל הטבות, ואת פעולות BAU להשתמש כי היכולת לקבל את היתרונות.

ניהול סיכונים לעומת סיכון מקטין

כדי שתפקידים עסקיים כרגיל יהיו יעילים, תוכל למצוא את צוותי BAU המבקשים לצמצם את כל הסיכון לפעולות. הוצאת אי-הוודאות מהעסקים ליציבות ארגונית טובה יותר ולתהליכים חוזרים היא דבר טוב.

מעצם טבעם של היותם ייחודיים ולא בטוחים, הפרויקטים דורשים אלמנט של סיכון. החברה עושה קצת קפיצה אל הבלתי ידוע רק על ידי ביצוע הפרויקט כפי שהוא מציג שינוי ומספק משהו שלא היה שם לפני.

לפיכך, צוותי הפרויקטים מתקרבים לסיכון בצורה שונה מזו של צוותי BAU. מנהלי פרויקטים מבקשים לנהל סיכונים - חיוביים ושליליים - כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר. זה עשוי לכלול מקטין הסיכון כדי לנסות להגביל את הסבירות שזה יקרה, אבל זה כולל אסטרטגיות אחרות לניהול סיכונים גם כן. זה לא סביר שתכבה אי פעם את הסיכון לפרויקט, אבל ייתכן שתוכל לעשות זאת מסיבות מבצעיות טובות עבור עבודת BAU שלך.

האחד הוא זמן, השני הוא מתמשך

לפרויקטים יש תאריך התחלה, אמצע וסיום, והם אירוע חד פעמי. זהו מחזור חיי הפרויקט. למעשה, המאפיין המובהק ביותר של הפרויקט הוא שהוא מסיים. מנהל הפרויקט והצוות עובדים על הפרויקט בתקופה זו. בסופו של דבר, הצוות פורק.

BAU לא מפסיק ומתמשך. אתה יכול, כמובן, לסגור פונקציה או להפסיק תהליך אם זה כבר לא נדרש עבור העסק - למרות שזה יהיה מנוהל כפרוייקט! הפונקציה BAU מייצרת עבודה מתמשכת ללא תאריך סיום צפוי.

כדי לנצל או לא להוון

פרויקטים יכולים להיות מהוון ולעיתים קרובות BAU לא יכול להיות - אתה מסתמך על הוצאות תפעול עבור העסק המתמשך שלך כרגיל העבודה. במילים אחרות, הטיפול החשבונאי בפרויקטים ובמשימות אחרות שונה.

המימון לפרויקט מתייחס לעתים קרובות להבאת הנכס לשירות - כלומר, ניתן להוון את העלויות. במקרים מסוימים, בהתאם למקום שבו אתה נמצא בעולם ואת תקנות החשבונאות המקומיות שלך, אתה יכול גם לקחת עלויות הפרויקט מתחת לקו.

עלויות BAU נחשבות בדרך כלל אופקס (הוצאות תפעוליות) ומעקב אחר רווח והפסד של החברה.

מימון פרויקטים ומימון עסקי, באופן כללי, הוא אזור מאוד מיוחד ולכן זה תמיד הכי טוב לקחת ייעוץ ממומחים האוצר שלך לפני קבלת החלטות לגבי מה צריך ולא להיות מהוון בארגון שלך. כללי חשבונאות משתנים ממדינה למדינה, ואפילו על ידי הארגון שבו עסקים בודדים יש תהליכים מסוימים ודרכי לעשות דברים.

כאשר יש ספק, תמיד לבדוק!

צוותים בין-פונקציונליים מול תפקודיים

לבסוף, יש הבדל גדול באיפור של צוותי הפרויקט. פרויקטים נוטים לערב צוותים רב תחומיים של מומחים שהובאו יחד כדי לספק פלט מסוים. לדעת איך להניע צוות הפרויקט חשוב כי לא כולם יכולים לדעת את המטרה הספציפית ממש בהתחלה. אם לאנשים אין הבנה ברורה על מה הם עובדים, אז הם נוטים לא לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם.

צוותי הפרויקטים עשויים מאנשים הממלאים תפקידים מסוימים. אלה אינם כותרות עבודה אלא עמדות בתוך הפרויקט עם אחריות נפרדת. התפקידים העיקריים בצוות הפרויקט הם:

• מממן הפרויקט
• מנהל פרוייקט
• ספק בכיר (הארגון האחראי לביצוע העבודה, אשר יכול להיות צוות פנימי כמו IT או קבלן חיצוני או ספק)
• לקוח (זה יכול להיות לקוח פנימי, כגון מנהל מחלקה אחר, או, בארגון שירותי לקוחות, הלקוח שעבורו אתה מספק את הפרויקט)
• מומחי נושא (אנשים שהובאו לצוות או לכל אורך הפרויקט או חלק ממנו המשתמשים במומחיותם לתרום להצלחת הפרויקט).

למידע נוסף על התפקידים בצוות הפרויקט.

עבודת BAU, לעומת זאת, מנוהלת על ידי צוותים פונקציונליים. הם מומחים בזכות עצמם אך מקובצים יחד כחטיבה. יש בדרך כלל פחות חפיפה בין תפקודית למחלקות אחרות מאשר צוותי הפרויקט.

זה בדרך כלל ברור מאוד מה צוותי BAU אמורים לעבוד על המטרות ברורות. יש להם מטרות מוגדרות וחזון לתפקיד שהחוג משחק בחברה. דוגמה תהיה צוות שירות לקוחות שעובד כחלק מחטיבת שירות לקוחות גדולה יותר המטפלת בשיחות ובאימיילים מלקוחות על המוצר שלך.

זה מסובך כי יכול להיות חפיפה. לדוגמה, ראש צוות במוקד הטלפוני הוא מומחה בתחום. הם עשויים להיות seconded צוות הפרויקט לנהל חבילת עבודה ואת המשאבים הקשורים לספק חלק בפרויקט הקשור קשר עם הלקוח. אבל בעבודה הפרויקט שלהם, הם לוקחים את התפקיד של מומחה לנושא, לא מנהיג צוות שירותי לקוחות. כחבר צוות הפרויקט, הם יהיו אחראים לחלקם של תקציב הפרויקט ויש להם מידה גבוהה של שיקול דעת סביב איך העבודה מתבצעת כדי לעמוד ביעדי סוף.

הם עשויים שלא לקבל את זה בתפקיד BAU שלהם.

BAU וסכסוכים בפרויקטים

עבודת הפרוייקט ועבודת BAU יכולות לשבת יפה זו לצד זו, אך לעיתים קרובות ניתן להגיע למתח. זה קורה כי פרויקטים מנסים לשנות את הסטטוס קוו. הסטטוס קוו עובד די טוב, ועל פי רוב, אנשים לא אוהבים לשנות.

שנית, כאשר אתה מבקש מאנשים להצטרף לצוות הפרויקט שלך, הם עלולים לסבול מקונפליקט של נאמנויות. האם האחריות הראשונה שלהם לעבודה היום או לפרויקט? מטרות ברורות ומחויבות חזקה לפרויקט מהנהלת יכול לעזור כאן, כמו גם שמירה על קווי תקשורת פתוחים, כך שהם יודעים מה צריך להיות סדרי העדיפויות.

שלישית, שמירה על העסק פועל תמיד את העדיפות. יש לה השלכה על צוותי הפרויקט אשר עשויים לראות את קיצוץ המימון שלהם, משאבים המפתח חזר לתפקידים BAU ו timescales מתעכב בגלל שמירה על פעולות היומיום של הארגון הולך מושך להתמקד.

מנהלי פרויקטים יכולים לקבל מתוסכל עם זה אבל זה תמיד הולך להיות ככה, וזה צריך להיות. אין טעם לספק פרויקט פנטסטי אם החברה הלכה לפשוט בינתיים ואין אף אחד נשאר להשתמש במה שבנית!

עם הנחיות אלה בחשבון, זה צריך להיות קל לראות אם אתה עובד על פרויקטים או BAU או שניהם.