פישוט והאצת משלוח שירות משאבי אנוש

מנהיגי משאבי אנוש מהווים מקור משמעותי לתמיכה ולנוחות לעובדים הן בחייהם האישיים והן בתחום המקצועי. משאבי אנוש הוא שירות שירות, וכי השירות כולל סיוע לעובדים לקדם את הקריירה שלהם ופתרון בעיות בין העובדים ומפקחים שלהם.

HR גם תומכת בהם באמצעות כמה מן האירועים החשובים והחשובים ביותר בחייהם, כולל נישואין, לידה ומלחמה קשה.

אבל לעתים קרובות מדי, שירותים מנהליים שגרתית, כגון לענות על אותן שאלות שוב ושוב או להשלים עסקאות פשוטות, צורכים את רוב הזמן של HR.

הפחת את עומס העבודה הניהולית

המפתח להקטנת עומס העבודה המינהלי הוא להכשיר את העובדים להיות יותר עצמאיים וממלאים משימות ארציות יותר.זה המקום שבו יישום גישת ניהול שירות יכול לעזור. ניהול השירות מפשט את אספקת השירותים המנהליים השגרתיים, ומשחרר את הזמן להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה.

לארגון HR טיפוסי יש מערכות לניהול נתוני עובדים ופעילויות הקשורות בתשלום. עם זאת, זה כנראה אין מערכת אוטומטית לטיפול בפניות עובדים ומילוי בקשות.

חשבו על מה שקורה כאשר עובד מקבל זימון לחובת המושבעים: רוב הסיכויים שהחברה עדיין מסתמכת על ניירת פיזית או על שורה של אימיילים כדי לטפל בבקשת העובד לזמן רחוק מהעבודה.

בגלל אינטראקציות של העובדים הם בדרך כלל במעקב באמצעות הודעות דוא"ל וגיליונות אלקטרוניים, בקשות עובדים מתגעגעים לעתים קרובות או להתעלם. טעויות ואז לקרות, יצירת תסכול נוסף ועבודה נוספת עבור משאבי אנוש.

עם דוא"ל, אין דרך קלה לראות אם הבקשה היא נתקע או כדי לאתר ולסלק צווארי בקבוק בתהליך. באופן דומה, קשה לנתח ולהגיב לצורכי העובדים - למשל, זיהוי מידע המבוקש לעתים קרובות ולוודא שזה זמין באינטרנט.

תהליכים ניהוליים ידניים מתסכלים עובדים והם בריחת ענק על צוותי משאבי אנוש. סקר שנערך לאחרונה מצא כי עובדי משאבי אנוש מוציאים בממוצע 12 שעות בשבוע בטיפול בשיחות עובדים שגרתיות ודוא"ל.

גישת ניהול השירות לצרכי העובדים

גישת ניהול השירות מבטלת את התהליכים המייגעים, המספקים זמן רב. זה לא רק להחליף דוא"ל, זה הופך איך HR עוסקת עם עובדים.

תחשוב על ניהול שירות כמו השילוב המושלם של עוזר מנהל ומנהל הפרויקט. הוא מגיב באופן מיידי לבקשות עובדים, מקדם מקרים, ממכן תהליכים ידניים הניתנים להחזרה, ואף מנהל פעילויות מורכבות חוצי-מחלקות, כגון עובדים onboarding ו- off-board.

ניהול השירות אף פעם לא שוכח או עושה טעויות, תמיד עוקב אחרי אנשים כדי לעשות דברים, ומאפשר לך לדעת אם יש בעיה זה לא יכול לפתור. הוא גם מראה לך היכן העובדים שלך מבלים את זמנם - כך שתוכל לבצע אופטימיזציה של פריסת המשאבים ולהגדיל את הפרודוקטיביות.

ניהול השירות אינו מחליף את מערכת ניהול ההון האנושי הנוכחית שלך - היא משתלבת בה ומשלימה אותה, ומספקת לך חשיפה ושליטה על העבודה שאתה עושה בעיקר באמצעות הדוא"ל היום.

זה גם מספק באותה רמה של נראות לעובדים. הם יכולים לראות את מעמדם של החקירות שלהם, במקום להרגיש שהבקשות שלהם נעלמו לתוך חור שחור זמן קצר לאחר שהגישו אותם.

הענקת עובדים עם היכולת לפקח על התקדמות הבקשות שלהם מקטינה באופן משמעותי את מספר הודעות דוא"ל מתוסכל מעקב, שיחות טלפון וביקורים אישי HR, עוד קיצוץ עומס העבודה הניהולית של HR.

יתרונותיו של גישת ניהול שירות

ניהול השירות מתחיל עם גלגול של פורטל אינטרנט מבוסס HR שבו העובדים יכולים למצוא מידע HR וביקש שירותי HR. באופן אידיאלי, העובדים יכולים לגשת לפורטל זה על מחשבי העבודה שלהם, המחשבים הביתי, המחשבים הניידים והטלפונים החכמים והטאבלטים שלהם.

זה מאפשר להם להשתלט על הצרכים הבסיסיים שלהם HR - כגון ההרשמה הטבות או שינוי סטטוס עדכונים. עובדים פשוט לבחור את השירותים בפועל הם צריכים מתוך קטלוג שירות או לחפש מידע בבסיס הידע של הפורטל.

כאשר עובד מגיש בקשה דרך הפורטל, מערכת ניהול השירות יוצרת באופן אוטומטי מקרה ומניעה אותו בתהליך ההשלמה המלא. זה כולל הקצאת המקרה המומחה HR הנכון, באופן אוטומטי ניתוב המקרה מאדם לאדם כמו כל שלב הגשמה הושלמה, ושמירה על ההיסטוריה מקרה מלא.

ניתן גם להרחיב את השירות למחלקות אחרות. לדוגמה, מערכות ניהול שירות יכולות להגדיר באופן אוטומטי חשבונות IT או לבקש שטח משרדים עבור עובדים חדשים כחלק מתהליך המשולב.

מערכת ניהול השירות מניעה את תהליכי אספקת השירות מקצה לקצה ויודעת כיצד מבצעים תהליכים אלה. לדוגמה, הוא יכול להגיד לך באופן אוטומטי כאשר מקרה הוא תקוע, כך שתוכל לנקוט פעולה.

זה גם מייצר מגוון רחב של KPIs ומדדי תהליך אחרים, כגון כמה טוב הצוות שלך מגיב פניות עובדים. זה אפילו יכול לנתח את סוגי שאילתות בסיס הידע עושה את זה קל לזהות ולמלא כל פערי תוכן.

סיכום

אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש בוחרים להמשיך בקריירה בתחום משאבי אנוש משום שהם רוצים לעזור לאנשים, לא לבלות את ימיהם בהגשת מסמכים, לעדכן גיליונות אלקטרוניים ולהגיב להודעות דוא"ל. לעתים קרובות מדי, בקשות ארציים ערימות של ניירת לקטוע את העבודה, אשר מתסכל אותם ואת העובדים שהם מנסים לעזור.

HR הוא ספק שירות והוא יכול להסתכל על הדוגמה של ספק השירות הבחור, מחלקת ה- IT. IT לקח את ההובלה במאמצי הארגון רבים כדי ליישם משמעת ניהול שירות לאוטומטי הגשת והגשת בקשות שולחן העבודה של ה- IT.

אוטומציה של משימות אלה מאפשרת ל- IT להתמקד בעבודות אסטרטגיות נוספות שיכולות לסייע לחברה לעמוד ביעדים העסקיים הרחבים שלה, ולהציג בצורה טובה יותר את הערך של ה- IT.

גישת ניהול שירות היא המפתח ל- HR המגדיל את הפרופיל שלו למנהיגים עסקיים על-ידי אספקת שירותים ברמה גבוהה יותר ושביעות רצון מוגברת של העובדים, תוך הפחתת עומס העבודה שלו. משאבי אנוש יכולים להקדיש את זמנה ומומחיותה ליותר פעילויות אסטרטגיות המניעות את עסקיה קדימה.