10 הרגלי מנהלי פרויקטים מצליחים

למה מנהלי פרויקטים מסוימים מביאים את הפרויקטים שלהם בזמן, על התקציב ועם לקוחות מרוצים בעוד אחרים מתקשים? בואו נסתכל על עשר הרגלים כי מנהלי פרוייקט מוצלח מאוד לשתף כדי לגלות.

הרגלים אלה מוזכרים שוב ושוב בהערכות ביצועים ובסקירות של סוף הפרויקט, שבהן הלקוח, הצוות או החונך מציעים משוב למנהל הפרויקט.

אתה לא צריך לעבור עשר שנות ניסיון להעביר בהצלחה בכל פעם. על ידי שינוי הרגלי שלך צחצוח מיומנויות שלך אתה יכול לשפר באופן דרסטי את הסיכויים של הפרויקט שלך להיות הצלחה ולתת לעצמך פחות זמן מלחיץ בעבודה גם כן.

שימוש בצוות הנכון

מנהלי הפרויקטים היעילים והמצליחים ביותר יודעים את היכולות של חברי הצוות שלהם. זה אומר שהם יכולים להקצות את העבודה הנכונה לאנשים הנכונים.

שימוש במשאב הלא נכון במשימה עלול להוביל לכך שיחלוף זמן רב יותר או ייעשה בצורה גרועה. זה עוזר לדעת את נקודות החוזק והחולשות של אנשים עובדים איתך, כך שאתה יכול להקצות אותם למשימות הפרויקט.

ניהול בעיות פרויקט

כל הפרויקטים פגע בנושאים מעת לעת. מנהלי פרויקטים מצליחים לא נותנים לזה לדאוג. הם יודעים את התהליכים לניהול בעיות וגם כיצד להתמודד עם בעיות ככל שהם מתעוררים.

גם אתה יכול לעשות את זה. ברגע שאתה יודע איך להעריך בעיה בפרויקט, תמצא כי ניהול הנושא הופך הרגל קל לשלב את שגרת השבועי שלך. שים קצת זמן בצד כדי לעבור את יומן הבעיה שלך כל שבוע, ואתה בקרוב למצוא כי זה עבודה קלה להישאר על העליונה של ניהול בעיות.

התמודדות עם שינויים

הפרויקטים נועדו לשנות דברים, אבל זה סוג של שינוי קורה לאנשים אחרים! קשה יותר לנהל שינוי שמכוון ישירות לצוות הפרויקט, מה שמפריע ללוח הזמנים המפורט של הפרויקט וליצירת עבודה חדשה וערמה שלמה של עדכוני תיעוד.

למנהלי פרויקטים מוצלחים יש תהליך ניהול שינוי שהם עוקבים אחריו. בעקבות צעדים מוגדרים מקל על ביצוע כל פעולה להרגל כי זה מובנה וחוזר על עצמו.

תהליך ניהול השינוי נראה כך:

• קבל מידע על השינוי.
• להעריך את השינוי.
• לקבוע כמה עבודה זה יהיה לעשות את השינוי.
• הכן המלצה על האם כדאי להמשיך.

לאחר שהכנת המלצה, שאל את נותני החסות שלך כדי לקבל החלטה לגבי אם אתה צריך לשלב את השינוי או לא. אתה יכול לאשר כמה שינויים קטנים עצמך כל עוד הם בתוך רמות סמכות שלך סמכות. מנהלי פרויקטים מצליחים יודעים שהתמודדות עם שינויים היא חלק מהתפקיד ויש להם תוכנית לטפל בהם, וכאשר הם מתעוררים.

ניהול עלויות הפרויקט

זה מאוד סביר להניח כי הפרויקט שלך הולך לעלות עלויות, גם אם אין לך שליטה מלאה על מחרוזות הארנק עצמך. היכולת לנהל אלמנטים פיננסיים בשליטה שלך צריך להיות הרגל. אם אתה לא להתקרב אליו באופן קבוע באופן שגרתי, אתה תמצא את העבודה הופכת כל כך ענקית זה בלתי אפשרי לעשות טוב.

מנהלי פרויקטים נהדרים להישאר על גבי ההוצאות עם מערכות תיוק כי לעבוד עבור חשבוניות, ציטוטים, ואומדנים. קבל את הרגל של שימוש בתוכנת התקצוב שלך (גם אם זה רק גיליון אלקטרוני).

אתה לא יכול לנהל את עלויות הפרויקט שלך עד שיש לך תוכנית של מה שאתה הולך להוציא. קרא את זה על איך ליצור תקציב הפרויקט, כך שתוכל להתחיל.

בניית צוותים

צוות הפרויקט לא יכול לעבוד ישירות בשבילך. אז, למה teambuilding חלק מההרגלים של מנהלי פרויקטים מוצלחים? זה בגלל שאתה צריך את הצוות שלך לעבוד יחד ביעילות ואתה צריך את האנשים המעורבים בפרויקט להגיע במהירות לנקודה שבה הם סומכים על זה. אתה מקבל את זה באמצעות בניית הצוות. היזהר במצבים שבהם הצוות שלך מתפרק. התנהגות בריונות, בפרט, אינה מקובלת.

הבנת תהליכים

ההרגל השישי של מנהלי פרויקטים מצליחים מאוד הוא שהם מבינים את התהליכים הקיימים בתחום השליטה שלהם. כלומר, הם יודעים מה צריך להיות נהלים העבודה. הם לא לבזבז זמן מנסה להבין איך לכתוב מקרה עסקי כי הם יודעים שיש הליך זה והם יכולים בצע את השלבים.

מנהלי הפרויקטים המצליחים ביותר אינם עבדים. הם יודעים מתי הדבר הנכון לעשות הוא לעקוב אחר התהליך. הם יודעים מתי עדיף לצבוט אותו מעט כדי להפוך את המשימות הכללית קל יותר לכולם. דוגמה לכך היא להסיר את הביורוקרטיה מפרויקט קטן על ידי התאמת התהליכים בהתאם.

עדכון לוח זמנים

לוחות הזמנים של הפרויקט לא צריך להישאר במקרה. מנהלי הפרויקט המצליחים ביותר יהפכו אותו להרגל לבדוק את לוחות הזמנים שלהם באופן קבוע ולעדכן אותם.

ישנן דרכים רבות לעקוב אחר התקדמות הפרויקט שלך. הדבר החשוב ביותר הוא שאתה עושה את זה. אם אתה נאבק לעשות את ההרגל הזה שלך, אז ספר פגישה קצרה ביומן שלך עם עצמך ואת לוח הזמנים שלך פעם בשבוע. השתמש באותו זמן בכל שבוע ולקחת 30 דקות כדי לסקור היכן אתה נמצא ואיפה אתה צריך להיות. בצע את התיקונים הדרושים, לספר לצוות ולהמשיך עם הפרויקט.

אם השינויים בלוח הזמנים שלך יש השפעה על תאריך הסיום של הפרויקט או על תאריך האספקה ​​עבור אבני דרך עיקריות, ולאחר מכן לדבר עם החסות שלך. אתה לא צריך לשנות את יסודות התוכנית הבסיסית שלך בלי לעבור תהליך אישור רשמי.

ניהול סיכון הפרויקט

לדעת מה לכלול ברישום הסיכון שלך הוא דבר אחד, אבל בדרך כלל סקירת אותו ולפעול על הסיכונים שהועלו הוא משהו אחר. זה לא מספיק כדי להשתמש בתחילת הפרויקט שלך לזהות סיכונים ואז לא לחשוב עליהם שוב. ניהול סיכונים צריך להיות חלק הרגלי הפרויקט שלך, כי בלי זה תמצא כי סיכונים הופכים לבעיות וליצור בעיות בשבילך.

זהו תחום נוסף שבו תהליכים סטנדרטיים והזמנת חריץ רגיל לעשות ביקורת סיכונים יכול לעזור. ניתן לכלול אותו כחלק מפגישות הצוות שלך. תעשו את זה הרגל לבדוק את הסיכונים שלך עם הצוות, לסגור את כל זה כבר לא איום ולתכנן פעולות עבור אלה שאתה רוצה להקטין.

זמן מעקב

מנהלי פרויקטים יודעים הרבה על ניהול זמן הפרויקט, אבל זה נוטה להיות בתחום של תזמון ותכנון. מה שאנחנו מדברים על זה זמן מעקב על בסיס יומי קבוע יותר. אנחנו מדברים על גליונות זמנים.

צוותי הפרויקט לעיתים קרובות אינם מעוניינים להשתמש בגליונות זמנים אם הם לא עשו זאת קודם לכן. ניהול פרויקטים רבים כלי תוכנה יש זמן מעקב הטמון במוצר. זה יכול להקל להציג את המעבר למעקב זמן כקבוצה.

בין אם אתה עוקב אחר הזמן של הצוות שלך (אשר מומלץ) חשוב שתדע היכן הזמן שלך הולך ביום. אתה צריך לעשות את זה הרגל לשמור על פתק של איך אתה מבלה את הזמן שלך. זה יעזור לך להבין אם אתה מבלה זמן על משימות הפרויקט בראש סדר העדיפויות. אתה עשוי לחשוב שאתה, אבל אתה? גליונות זמנים או זמן הקלטה של ​​טופס כלשהו יעזור, גם אם זה רק יומן לשעה על פנקס רשימות.

מתן שינוי עסקי

לבסוף, ההרגל שעושה את מנהלי הפרויקטים המוצלחים ביותר הוא יכולתם להשוות בין תפוקות הפרויקט לתוצאות העסקיות. אם משתמשים לא משתמשים במוצר או בתוכנה במהירות נופל או לקוחות אינם נדהמים כמו שאתה אז הפרויקט שלך כבר בזבוז זמן.

צוותי הפרויקט המצליחים ביותר לוודא שהם יודעים מה התוצאות העסקיות הם שואפים. הם בונים פתרון המספק את העסק לשנות באופן בר קיימא. מה שהם מספקים כאשר הפרויקט מסתיים בשימוש מלא ואימוץ לחלוטין על ידי הלקוח. זה הצלחה כי זה נבנה כדי להיות הצלחה מההתחלה.

הבנת יעדים עסקיים היא קריטריון מפתח עבור כל מנהל פרויקט שרוצה להשפיע על הלקוחות ועל בעלי העניין. אם אתה יכול להראות שיש לך משהו בעל ערך, אז זה קל להדגים את ההשפעה שיש לך ואת הערך שאתה מביא לחברה.

תעשו את זה הרגל לשאול את בעלי העניין מה הערך העסקי הם מצפים וכיצד הם רוצים להשתמש בכל מה זה כי הפרויקט שלך הוא מספק עבורם. לדבר איתם על איך הם מגדירים הצלחה. אתה יכול לבנות את זה לתוך תהליך הדיר בתחילת כל פרויקט.