שיטות עבודה מומלצות לקובצי כוח אדם

זה רעיון טוב עבור המעסיק לשמור על קובץ כוח אדם עבור כל עובד. תיעוד ההיסטוריה של התעסוקה, רשומות התרומה וההישגים, הודעות המשמעת, קידומי מכירות, תוכניות פיתוח ביצועים ועוד, שייכים לקובץ כוח אדם. מעסיקים חכמים לשמור יותר קובץ אחד, גם.

למעסיק יש סיבות טובות לשמור מספר תיקי כוח אדם - חלקם משפטיים וחלקם למטרות עבודה מומלצות. תיעוד נדרש כך המעסיק יש תצוגה מדויקת של התעסוקה של העובד ההיסטוריה. התיעוד תומך בהחלטות המעסיק ויכול להגן על המעסיק בתביעה נשמרת נכונה.

התוכן של קובץ כוח האדם מספק סקירה היסטורית של האירועים החשובים במהלך הקריירה של העובד. הם תומכים בהחלטות שנעשו על העובד ועל הקריירה שלו. הם מדגימים את הרציונל של המעסיק מאחורי גיוס, קידום, העברה, תגמול והכרה, וירי החלטות.

הנחיות שונות קשורות סוגי קבצים שונים של אנשים

בגלל כמה סוגים של קבצים כוח אדם מומלץ, כללים שונים וקווים מנחים הקשורים לכל סוג של קובץ כוח אדם.

• לכל סוג של קובץ כוח אדם יש סיבה אחרת לתוכן קיים ושונה, בהתבסס על סיבה זו.
• כל סוג של קובץ כוח אדם מאוחסן אחרת.
• הגישה לקובץ כוח אדם מוגבלת לעובדים מסוימים ברוב הארגונים. ארגונים רבים מגבילים את הגישה של אנשי צוות לצוות משאבי אנוש בלבד. לסוגים שונים של סוגי קבצים יש הנחיות גישה שונות.
• גישת העובד לקובץ כוח האדם שלו מותרת, אך רוב המעסיקים קובעים הנחיות לגישה לעובדים עם מדיניות של גישה לקובצי צוות, במדריך למשתמש. (במדינות ובשיטות שיפוט שונות יש כללים שונים, לכן הישאר מעודכן עבור המיקום שלך).

  רוב הארגונים אינם מאפשרים למנהל של העובד לגשת לקובץ כוח האדם הכולל. הם מצפים למנהלים לשמור תיעוד רלוונטי בקובץ העובדים שלהם וניהול שאינו קובץ הרשמי של אנשי צוות.

• מחלקת משאבי אנוש מחזיקה באחריות לקובצי כוח אדם.

קבצי כוח אדם מומלצים

הנה סוגים של קבצים כוח אדם מומלץ ומה שאתה צריך לדעת על עבודה איתם.

קובץ כוח אדם

זהו קובץ כוח האדם העיקרי שמקיים המעסיק עבור כל עובד. קובץ כוח האדם מאחסן את היסטוריית התעסוקה של כל עובד. זה מה שאתה צריך לדעת על קובץ כוח האדם.

קובץ רפואי

לתיק הרפואי של העובד יש מגבלות חוקיות חמורות שהמעסיק חייב לדעת ולשים לב אליהם. הנה מה שאתה צריך לדעת על סודיות ותוכן של קובץ רפואי עובד.

קובץ שכר

גישת העובד לקובץ השכר של העובד היא פחות מגבילה מאשר הגישה לקובץ הרפואי או לצוות העובדים. קובץ השכר מכיל מידע על השכר, בחירת הטבות, שינויים בשיעורי שכר, קבלות, ותיעוד משפטי אחר המשפיע על המשכורת של העובד. צוותים שונים בחשבונאות ובמשאבי אנוש ניגשים למידע בקובץ השכר.

I-9 Forms קובץ לעובדים

בגלל זכויות גישה של סוכנויות ממשלתיות שונות, אתה מבין את הנוהג הטוב ביותר על ידי שמירה על קובץ נפרד עובד עבור כל עובד I-9 טפסים. למידע נוסף על אחסון I-9 טפסים.

מדיניות גישה לעובדי קבצים לעובדים

אתה רוצה לאפשר לכל עובד לדעת מה הוא בקובץ שלו או שלה, אבל אתה צריך לשלוט על שלמות, שלמות, ויסודיות של הקובץ. שמירה על סודיות העובדים והמעסיקים והגישה המוגבלת מובטחת באמצעות מדיניות גישה לקבצים.

מה לא לכלול בקובץ כוח אדם

מחפש הנחיות לגבי תוכן שאמור להיכלל בקובץ אנשי צוות? הנה ההמלצות הטובות ביותר שלי על התוכן שאתה רוצה לשמור גם במיקום נפרד, לא פורמלי או לא לשמור בכלל. שימור של תיעוד מיותר ותיעוד בלבד יכול לפגוע בך.

תיעוד

האם אתה יודע איזה תיעוד הוא? המילה, תיעוד, גידולים לעתים קרובות בעולם התעסוקה ומשאבי אנוש. אבל, את המשמעות של תיעוד ומדוע ייתכן שתרצה לתעד אירועים התעסוקה בפרט מכוסה ביסודיות, "חשיבות התיעוד של משאבי אנוש." תסתכל כי התיעוד הנכון הוא חיוני עבור קבצים תעסוקה מדויקים.

כתב ויתור: שים לב כי המידע שסופק, תוך סמכותי, אינו מובטח על דיוק חוקיות. האתר נקרא על ידי קהל ברחבי העולם וחוקי תעסוקה ותקנות משתנים ממדינה למדינה ומדינה למדינה. בקש סיוע משפטי, או סיוע מממשל ממשלתי, פדרלי או בינלאומי, כדי לוודא שהפרשנות המשפטית שלך והחלטות נכונות עבור המיקום שלך. מידע זה נועד להדרכה, לרעיונות ולסיוע.