צעדים להתאמה אישית של התקשורת שלך עבור כל קהל

אם אתה מקווה לתקשר עם אנשים באופן שמשתף מידע, ובמיוחד, משנה התנהגות ויש לו השפעה רצינית, עליך להכיר את הקהל שלך. זהו עיקרון בסיסי של תקשורת גדולה. הבנת נקודת המבט של האנשים שאתה מדבר עוזר לך להיות מגיש טוב יותר משאבי אנוש מקצועי.

הכר את הקהל שלך. לדעת מה אכפת להם. דע מה שהם רוצים לשמוע. ועל ידי ידיעת אותם, ומיקוד ההודעה שלך, אתה יכול להראות להם שאתה משאב. אתה מעסיק את הקהל שלך ויש לו השפעה גדולה יותר.

הבעיה? לדעת הקהל שלך לוקח זמן, וזה תמיד קל יותר לעשות dump של המוח של כל הדברים שאתה יודע או רוצה לספר לקהל שלך על נושא. לחשוב באופן ביקורתי על מה שהקהל שלך רוצה או צריך לשמוע הוא קשה יותר.

הרבה אנשי מקצוע HR להיתפס נותן את הקהל שלהם כל מה שהם צריכים לדעת או לעשות על מצגת בעיה. אתה יודע שאתה נפל לתוך מלכודת זו כאשר אתה מוצא את עצמך לשים נקודות כדור על שקופיות במקום לחשוב על:

• מה הקהל באמת אכפת,
• מה הנקודות החשובות ביותר שלך, ו
• איך למפות אותם לסיפור ברור שיוצר שיחה מרתקת.

המלכודת השנייה אנשי מקצוע רבים HR נופל לתוך זה חוזר באותו יום המצגת ביומו החוצה לקהלים שונים. הבעיה היא כי קהלים שונים לטפל ולהגיב על דברים שונים, כך שאם אתה רוצה להיות מרתקים, אתה צריך להתאים את המסר שלך בכל פעם שאתה מדבר.

זה איך להבטיח לך להתאים את המסר שלך, לחתוך את הרעש, ולשמור את הקהל שלך עוסקת עם מה שאתה אומר להם - לא משנה מי או איפה הם. אלה חמש תזכורות המפתח יבטיח כי המילים שלך להשיג את ההשפעה שהם ראויים - כאשר אתה זוכה תשומת הלב המלאה של הקהל שלך ואת המעורבות.

לדעת מה קהל היעד שלך על

הקהל שלך לא יהיה אכפת מה שאתה אומר עד שהוכחת כי אכפת לך מהם. כאשר אתה מתכנן את המצגת, שאל מה הם האתגרים והצרכים של הקהל הצפוי שלך? מה הן שלוש עד ארבע שאלות או נושאים מרכזיים על דעתם על הנושא שלך?

אם אתה לא יודע, לשאול כמה אנשים ישתתפו במצגת שלך, לשאול את מנהל המחלקה, או, אם אין מידע זמין, לעשות את הניחוש הטוב ביותר שלך.

לאחר מכן הפעל את המצגת על ידי הזכרת הקהל שלך מהבעיות שזוהו. תגיד, "אני יודע שכמה מכם תהו לגבי אפשרויות ההטבות שלנו, או" אני מתאר לעצמי ששלושת הדברים האלה הם מה שאתם באמת רוצים לצאת מהסדנה הזאת ".

כאשר אתה מדבר תחילה על הקהל שלך ועל הבעיות שלהם ואת הצרכים שאתה תטפל בשיחה שלך, אתה מדגים כי איכפת לך מהם. זה גורם לאנשים לרצות להקשיב.

מפה את הנקודות העיקריות שלך עבור קהל היעד שלך

רוב מצגות HR מרגיש כמו מזבלה מידע, לא סיפור ברור עם קבוצה של נקודות עיקריות. אנשי מקצוע HR בדרך כלל יודעים הרבה יותר מאשר אנשים אחרים רוצים או צריכים לדעת על כל נושא הכרחי.

המחברים צ'יפ ודן הית, בספרו "Made to Stick" קראו לזה "קללת הידע". מתי היתה הפעם האחרונה שהרגשת שהמצגת קצרה מדי או מכוסה פחות מדי מידע? סביר להניח, אם בכלל.

האנשים הבולטים כמגישים, אלה שנשמעים ויש להם השפעה, מתחילים בכך שהם מודים לבעיה של הקהל שהם עוזרים לפתור. ואז, כשהם מכינים את המצגת שלהם, הם נפרדים בין חייב לדעת מן נחמד לדעת.

קח חצי של כל זמן הכנה אתה צריך להתמקד הלב של המצגת שלך מה הקהל שלך צריך לדעת שיעזור להם. הדרך הטובה ביותר לשבור את "קללת הידע" היא להתמקד במה שחשוב ביותר הן לך והן לקהל.

מצגת את המצגת שלך על לוח לבן או על פיסת נייר, או השתמש בערכת פתקים דביקים. איזה רצף של נקודות הוא הטוב ביותר? האם יש הזמנה לנקודות שיהיו הגיוניות יותר עבור הקהל שלך? איך נקודות שלך מתייחסים זה לזה? תבהיר אותם. אם הם לא, אומרים לאנשים, "הנה נושא אחר לגמרי, אבל חשוב".

לספר סיפורים ושימוש דוגמאות הקהל שלך ימצא Relatable

מלבד ניסיון להציג יותר מדי דברים בבת אחת, לעתים קרובות מדי מצגות HR נשמעות מופשטות ולא קשורות לחיי היומיום ולעבודת הקהל. מה שקורה אז הוא שאנשים מכוונים החוצה, יושבים בשיחה, מניחים שזה לא עליהם ולא עושים שום פעולה. זה הופך את המצגת בזבוז של זמן שלך.

כדי להתייחס אליהם, כדי לעזור להם לנקוט פעולה, אנשים צריכים את הרעיונות מעוגנות בסיפורים ודוגמאות. המוח האנושי מחובר כדי להתייחס לסיפורים ולזכור אותם. אז, לכסות פחות נקודות, יותר טוב עם דוגמאות רבות. ובמידת האפשר, להפוך את הדוגמאות מהמחלקה שלהם ואת הניסיון היומיומי שלהם בעבודה.

ספר סיפורים על אופן השימוש ברעיון שאתה משתף. בין אם זה איך לפתור בעיה פיצוי, איך לתת משוב, איך להירשם לתוכנית החזון שלך, או איך הארגון החדש שונה מזו הישנה, ​​לספר סיפורים. הפוך את הגשר ברור בין הנושא שלך ואת חייהם ואת האינטרסים.

הצג, אל תגיד רק את הקהל שלך

תמונה שווה אלף מילים במקרים רבים. קטעי וידאו הופכים לנורמה לתקשורת יעילה. ביום זה של כלי וידאו נגישים, המציגים המשתמשים יותר מדי טקסט לעתים קרובות להשתמש תירוצים. הם אומרים, "אבל אני צריך להעביר מידע ספציפי מאוד." או, "הקהל שלי יוכל לעכל את הרעיון המסובך הזה אם אכתוב אותו." לא, אתה לא, ולא, הם לא.

אלא אם המטרה שלך היא לשעמם, להתנער, ולהתרברב הקהל שלך, ואין להם השפעה על התרחיש במקרה הגרוע ביותר, לחתוך את הטקסט. שלח אותו בדוא"ל מעקב, או שתף אותו במסמך Google. חזותיים אתה משתמש צריך לתמוך את הסיפור, לא להפוך את התסריט שלך. ברגע שיש לך קבוצה ברורה של נקודות עיקריות שלך זרימה טובה נתמך על ידי סיפורים ודוגמאות, רק אז אתה צריך להפעיל כלי מצגת.

אחרת, אתה בסופו של דבר עם השקופיות שלך המשרתים חובה כפולה כמו הערות הדובר שלך. במקרה זה, היית צריך רק לשלוח את המצגת במקום לבזבז את הזמן של הקהל שלך.

התאמה אישית ואימפרוביזציה על ידי ידיעת הקהל שלך

לאחר שיצרת מצגת טובה כי חזותית תומך ההודעה העיקרית שלך, יש לך את החופש להתאים אותו לכל קהל שאתה משרת. אתה יכול להבהיר את הנקודה שלך ואז לשאול בקול, "אז למה זה איכפת לך?" ו להתאים את התשובה שלך לקהל כי הוא מולך. מה חברי הצוות השיווקי שלך אכפת יכול להיות שונה מאוד מן הצרכים שלך צוותי הפיתוח.

בשנים של מתן הדרכה והכנת מצגות למנהיגים בעשרות ארגונים כמו אפל, אורקל, SAP ו- T-Mobile, גברה עוצמתה של מערכת מסרים פשוטה. כאשר המסרים נתמכו על ידי תמונות פשוטות ונמסרו על ידי מגיש ממוקד אשר יכול ליצור נקודות ברורות ולחבר אותם לחיי היומיום של הקהל שלהם, התקשורת התרחשה. והאם אין זו הנקודה של הצגת מצגת?

----------------------------------------

טובי פיץ 'היא שותפה מנהלת ב- Fitch Associates. הוא תרם בעבר פרסומים כולל יזמים.